Modèles de mails et signatures 🎬

Gagnez du temps et soignez votre marque employeur en créant vos modèles de mails ou personnalisant les modèles existants ! 

Tout au long du processus de recrutement ou dans le cadre du sourcing sur la CVthèque Hellowork, vous pouvez êtres amené à entrer en contact avec le candidat par mail.

Afin d'optimiser votre temps et votre marque employeur, nous vous permettons de créer divers modèles de mails et personnaliser les modèles établis par nos soins.

Comment gérer et créer des modèles de mails ?

La gestion de vos templates s’effectue depuis le menu en haut à droite de l’écran (au clic sur vos initiales ou avatar), rubrique Administrations > Modèles de mails
(page non accessible pour les accès "Recruteur" ou "Utilisateur")

Vous disposez sur cette page de 3 onglets en haut de l'écran vous permettant de personnaliser : 

- les modèles partagés par toute votre entreprise

- vos modèles personnels utilisables uniquement par vous et en CVthèque

- les signatures de mails apposées à la fin de chaque mail 

1. Personnalisez les modèles partagés
   Vous retrouvez sur cette page toutes les typologies de mails disponibles, chaque catégorie de mails correspondant à une action spécifique sur l'outil et à un type de poste (annonce ou vivier).
   Utilisez les filtres en haut de la page pour vous rendre sur la typologie de mail que vous souhaitez personnaliser : 
   
   
   
   Vous pourrez ensuite choisir de modifier un modèle existant, créer un nouveau modèle, ou supprimer l'un des templates que vous avez ajoutés 
   
   
   

   💡Bon à savoir : Dans les templates (hors CVthèque), vous avez la possibilité de définir une nombre de jours au bout duquel sera effectué l'envoi via le champ "Délai d'envoi"

2. Personnalisez vos modèles personnels 
   En plus des mails partagés, vous pouvez construire également vos propres modèles, utilisables pour vos prises de contact côté CVthèque.
   Administrateurs, responsables, recruteurs et utilisateurs ont ici cette possibilité. Permettant à chacun de gagner du temps via l'usage de ce modèles personnels.
   
3. Personnalisez les signatures de mails
   

   Point essentiel de la marque employeur, il vous est possible d'ajouter et personnaliser votre signature email, en y ajoutant un logo ou une image. Vous disposez d'une signature par filiale, une spécifique aux viviers et une pour la diffusion anonyme 
   

   Afin de régler la taille de l'image, cliquez sur l'image ajoutée et restez appuyé sur un angle pour jouer avec la taille de celle-ci  : 

   

Vous pouvez également utiliser des variables afin de dynamiser le contenu de votre mail. 

Qu'est-ce qu'une variable et comment marche-t-elle ? 

Une variable (ou champ personnalisé) est un élément dynamique présent dans votre modèle de mail, vous permettant de gagner du temps en construisant des templates adaptables automatiquement en fonction du contexte.

Dès lors que vous utilisez une variable dans vos mails, telle que {PrenomCandidat}, nous nous chargeons de venir traduire cette information automatiquement en fonction du candidat que vous contactez.

Libérez ainsi votre esprit et créez le juste nombre de modèles de mails ! 

Quelles sont les variables disponibles ?

Chaque typologie de mail dispose de sa liste de champs personnalisés associés. Vous les trouverez dans la liste déroulante Variables  au dessus du champ de saisie du mail : 

Attention, veillez à ne pas utiliser d'autres champs personnalisés que ceux mentionnés, sous peine d'avoir des variables qui ne seront pas remplacées lors de l'envoi du mail. 

Par exemple le champ personnalisé {DateEntretien} sera spécifique aux mails d'invitations à un entretien (téléphonique ou physique) et dépend directement de la date sélectionnée au moment de l'entretien.

Bon à savoir : 

Vous disposez d'un lien "Prévisualiser" vous permettant sur des mails unitaires de voir le mail avant envoi tel qu'il sera envoyé au candidat :

et à l'inverse d'un lien "Editer" vous permettant de modifier le mail avant envoi : 

Mails automatiques et mails associés à un statut

• Accusé de réception d'une candidature pour un poste

Lorsqu'un candidat postule, ce dernier reçoit un mail automatique l'informant que sa candidature a bien été prise en compte. 

A noter que vous pouvez définir un modèle de mail par poste au moment de la création de ce dernier, en étape 2 - Paramétrer via le champ suivant : 

• Confirmation entretien physique/téléphonique

Afin d'inviter un candidat à participer à un entretien téléphonique ou physique, un mail peut lui être envoyé lors du passage à ce statut.

• Refus d'un candidat
  

Dès lors que vous faites évoluer le statut du candidat en "Refusé", nous vous proposons de lui envoyer un mail de refus.

🎬 Et si l'on vous montrait tout çà en vidéo ?