Les sous-traitants ont également une obligation de conseil auprès de leurs clients et d'aide dans la mise en œuvre de certaines obligations du règlement.
Exemple : droit de consultation, modification, suppression, information quant à la finalité des traitements réalisés, gestion de la durée de conservation…
Pour rappel, la finalité du traitement consiste à collecter les données des candidats dans le cadre d’une réponse à une offre d’emploi, de stage ou d'une candidature spontanée.
Nous vous rappelons donc ci-dessous les grands principes du RGPD et les moyens d’y répondre.
Nous avons mis à votre disposition un certain nombre de fonctionnalités vous aidant à vous acquitter de cette obligation, ainsi qu’un module de paramétrage intitulé "RGPD" vous permettant d’adapter votre politique de traitement des données.
Rappel des principes RGPD :
Principe n°1 : Collecte loyale et transparente vis-à-vis des candidats
- L'annonce est diffusée via un site tiers :
C’est la responsabilité du site tiers collecteur qui est engagée (site sur lequel est diffusé l’annonce) et non du responsable de traitement des données.
- L'annonce est diffusée via le plugin carrière intégré à Buddi :
Le candidat est informé dans le formulaire de candidature de l’objet de la collecte et des différents moyens à sa disposition pour faire valoir ses droits en termes de collecte de données personnelles.
Un formulaire standard permet de collecter uniquement les données nécessaires à la candidature.
Des clauses standards concernant la politique de confidentialité sont proposées par Buddi et peuvent être adaptées par le responsable de traitement des données.
Principe n°2 : Consentement des candidats
- L'annonce est diffusée via un site tiers :
C’est la responsabilité du site collecteur qui est engagé (site sur lequel est diffusé l’annonce).
- L'annonce est diffusée via le plugin carrière intégré à Buddi :
La coche de cette case avant de postuler permet d’obtenir l’accord du candidat.
Principe n°3 : Principe de limitation des finalités des traitements
Il en va de la responsabilité de l’utilisateur de Buddi, qui reçoit les données, de ne pas les utiliser en dehors du processus de recrutement.
Par ailleurs l’utilisation des données dans l'interface est décrite dans le répertoire des traitements annexé au contrat RGPD Buddi.
Principe n°4 : Collecte non disproportionnée
- L'annonce est diffusée via un site tiers :
Responsabilité du site collecteur (sur lequel est diffusé l’annonce). Le formulaire ne doit collecter que les données nécessaires à la candidature.
- L'annonce est diffusée via le plugin carrière intégré à Buddi :
Le formulaire par défaut de l'app permet de collecter uniquement les données nécessaires à la candidature.
Principe n°5 : Respect de la durée de conservation des données candidats
Buddi by hellowork supprime automatiquement les candidatures lorsque la durée maximale de conservation des données est atteinte (24 mois max).
Principe n°6 : Principe d’accès de rectification et de suppression des données collectées
Un mail de confirmation de prise en compte de candidature au nom de l’utilisateur de Buddi est envoyé au candidat au moment de la réception des données candidat dans l'interface.
Ce mail précise que la candidature est traitée dans Hellowork par l’utilisateur de Buddi et que le candidat dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression qu’il peut exercer en cliquant sur les liens proposés. L’utilisateur de Buddi peut utiliser la fonction « transférer la fiche candidat » accessible dans l’interface de l’application afin d’envoyer une copie de toutes les données d’un candidat qui en a expressément fait la demande.
Principe n°7 : Haut niveau de sécurité des données collectées
- Buddi en assure la responsabilité. Toutes les données collectées sont traitées de façon à garantir une sécurité appropriée, ce qui se traduit par une politique de sécurité logique et matérielle et des mesures de sécurité adéquates. Différents audits sont menés au sein des infrastructures.
- Hébergement dans des infrastructures sécurisées en Europe.
- Buddi limite volontairement le nombre de sous-traitants. Pour les sous-traitants utilisés, Buddi a pris soin au préalable d’obtenir les garanties suffisantes en matière de respect du RGDP.
Principe n°8 : Evolution des fonctionnalités
Les équipes de réalisation Buddi by hellowork sont sensibilisées au RGPD et la prise en compte de la protection des données personnelles est omniprésente au moment de la conception des fonctionnalités de l’application.